ポイントサイトの問い合わせフォームの文字数制限がキツいときの対処方法


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最近、とある内容について各ポイントサイトに一斉に問い合わせを行いました。

事前に問い合わせ文章をメモ帳に書いておき、各サイトごとに問い合わせフォームにコピペしたわけですが、サイトによっては問い合わせフォームの文字数制限がキツ過ぎてそのままでは送信できないことがありました。

10以上のサイトに対して一気に流れ作業で問い合わせをしたので具体的にどこのサイトの文字数制限がキツかったのかまではあまり覚えていません。

しかし、1,000文字程度の制限ならまだしも、たったの200文字程度を上限にしているサイトもあり、その場合は内容を削るのに苦労しました。

そんなこともあり、今回問い合わせフォームの文字数制限がキツいときの対処法についての知見を得たので記事にしたいと思います。

2段階で問い合わせる

まずは概要だけ

とりあえず、最初は問い合わせフォームの文字数制限に合わせて内容を記述します。

文字数が少すぎて詳細な状況説明などをすることが不可能なことも少なくないと思いますが、まずは概要だけを伝えるつもりで内容をガンガン削ります。

前置きの挨拶等(「担当者様」や「○○についてお伺いしたく問い合わせいたしました。」など)は一切不要なのでそういう文言・フレーズは全て消してしまってOKですし、句読点やスペースなどはもちろんサイトによっては改行も1文字にカウントされる(と思われる)ので躊躇する必要はありません。

なお、親切なサイトは最初から「○文字以内でお願いします」的なことが注意書きされていますが、大抵は送信ボタンを押して初めて文字数制限の存在に気が付くので、時間をかけて書いた後に送信できないとちょっとイラッとします。

もちろんその場合は書いた内容を削って文字数制限以内に収めることになりますが、最初に書いた内容は後で使いますのでメモ帳等にコピペして残しておきましょう。

続いて詳細を

概要を送信し終わったら大抵は問い合わせの確認メールが届くはずです(届かないサイトもありますが)。

そうしたら、早速そのメールに詳細内容を返信します。

問い合わせフォームと異なり普通のメールでの送信であり文字数制限を気にすることなく何でも書けますので必要な情報を全て盛り込みましょう。

事前に長文を書いているなら、それをそのままコピペして貼り付ければそれでOKです。

ただ、ポイントサイト側にしてみたら正規のルート(= 問い合わせフォーム)以外からの問い合わせが届くことになるため、単に用件だけをツラツラと書いたのではどこの誰からの問い合わせなのかが全く分かりません(もしくは、調べるのに時間がかかる)。

従って、問い合わせの際に発行される「問い合わせID」などを返信メールの冒頭に記述しておくと親切だと思います(「先程、○○について問い合わせした△△(ID : xxxx)ですが、内容について補足です。」といった感じ。)。

問い合わせIDは問い合わせ直後に届く確認メールに記載されていることが多いです。

もし問い合わせIDがなければ、「問い合わせ日時」・「ポイントサイトの会員ID」・「ポイントサイトに登録しているメールアドレス」などを記載すると個人を特定しやすくなるはずです。

回答を待つ

上記の通り「概要」→「詳細」の2回の問い合わせが終わったら、後は回答が来るまで待ちましょう。

今回、複数サイトに対して上記の手順で問い合わせを行いましたが、いずれのサイトでも概要・詳細の両方の内容を確認してくれていたようですので的確な回答を貰うことができました。

なお、ここまで書いておいてアレですが、問い合わせ後の確認メールのメールアドレスが送信専用(返信を受け付けていない)という場合もあります。

そのときは素直に初回の問い合わせに対する回答を待ち、その後のやりとりで詳細な状況説明を行いましょう。

まとめ

ポイントサイトの問い合わせは基本的に全てメールでのやり取りになります。

リアルタイムでのやりとりではなく一往復させるだけでも1日単位の時間が必要になることが多いため、無駄な確認等をなくすために初回の問い合わせの際にできるだけ多くの情報を盛り込みたいところです。

しかし、実際には先述の通り200文字程度の問い合わせしか受け付けてもらえないこともあり、概要を伝えることすらままならないケースもあります。

文字数制限を緩和すると問い合わせ1件あたりの情報量が増えてポイントサイト側の通信量やディスク容量を圧迫する等の問題があるのかもしれませんが、高速通信・大容量の今の時代にテキスト量が少し増えたところで大きな影響があるとは思えません(素人の考えかもしれませんが・・・)。

むしろ、厳しい文字数制限のせいで要領の得ない問い合わせが増えることやそれに対応するコスト(手間・時間)を考えれば少なくとも1,000文字くらいを上限にしてもらえると有難いなと感じています。


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